Vorproduktionsleistungen

Das Rückgrat der Vorproduktion ist ein Managementsystem, das alle Arbeitsabläufe miteinander verbindet. m-anage ist die cloudbasierte SaaS-Plattform von M Events, die speziell für medizinische und wissenschaftliche Veranstaltungen entwickelt wurde. Sie konsolidiert und verbindet alle wesentlichen Prozesse, vom wissenschaftlichen Programm- und Teilnehmermanagement über die Handhabung von Brancheninhalten bis hin zur hybriden Zugangskontrolle und -verfolgung, in einem einzigen, zentralen System.

Zu den Kernfunktionen gehören:

• End-to-End-Workflows für die Einreichung von Abstracts, mehrere Einreichungen und strukturierte Peer-Reviews
• Registrierungsmanagement für Teilnehmer, Dozenten, Gruppen und Branchendelegierte mit integrierter Zahlungsfunktion
• Verwaltung von Referenten, einschließlich Einladungen, Erfassung von COI-Angaben, Verfolgung von Bestätigungen und Hochladen von Präsentationen
• Echtzeit-Dashboard, das Organisatoren einen Live-Überblick über die Teilnehmeraktivitäten gibt

Alle in m-anage verwalteten Programm-, Teilnehmer- und Inhaltsdaten fließen direkt in die Produktionsumgebung vor Ort ein, so dass nichts erneut eingegeben wird oder verloren geht.

Die erste digitale Erfahrung Ihrer Teilnehmer beginnt lange vor der eigentlichen Veranstaltung. Die Website und die mobile App von M Events Conference werden während der Vorproduktion vollständig konfiguriert und nach Ihrem Zeitplan gestartet, sodass die Tools für Registrierung, Kommunikation und Engagement vom ersten Tag an funktionieren.

Zu den Kernkompetenzen gehören:

• Erstellung und Optimierung der Konferenz-Website, die als primäre Informationsdrehscheibe dient
• Konfiguration einer mobilen App mit Programmblättern, Lesezeichen für Sitzungen und interaktiven Karten des Veranstaltungsorts
• Live-Fragen und Antworten, Publikumsbefragungen und Networking-Funktionen, die bei der Einführung aktiviert werden können
• Gezielte Push-Benachrichtigungen für Sponsorenwerbung und -warnungen

Eine gut konfigurierte digitale Präsenz fördert die Anmeldung vor der Veranstaltung und setzt die Erwartungen der Teilnehmer vor Beginn der medizinischen Konferenz fest .

Die ordnungsgemäße Einbindung der Referenten vor der Veranstaltung ist einer der operativ anspruchsvollsten Teile der Pre-Production. M Events kümmert sich um den gesamten Vorbereitungsprozess der Redner, vom Hochladen der Inhalte aus der Ferne bis hin zu technischen Proben, damit die Dozenten zuversichtlich anreisen und die Sitzungen ohne Probleme beginnen können.

Zu den Kernfunktionen gehören:

• Onboarding-Portal für Fernsprecher mit personalisiertem Zugang und geführten Anmeldeschritten
• Hochladen von Präsentationen mit automatischer Validierung und Weiterleitung an die richtige Sitzung und den richtigen Raum
• Fakultätsvorschau für Vorsitzende und Sitzungskoordinatoren zur Überprüfung und Verwaltung von Sitzungsinhalten im Voraus
• Hybrider Helpdesk-Supportvor Ort und aus der Ferne, der auf über 25 Jahre Erfahrung zurückgreifen kann

Die Bereitschaft der Referenten bestimmt direkt die Qualität der Sitzungen. Durch die Lösung von inhaltlichen Problemen während der Vorproduktion kann sich das Team vor Ort voll und ganz auf die einwandfreie Durchführung konzentrieren .